DJ buchen für Geburtstage: Planung, Auswahl & Vertrag
Planung und Rahmenbedingungen Bevor Sie einen DJ suchen, sollten Sie die grundsätzlichen Rahmenbedingungen der Feier klar festlegen. Definieren Sie Anlass und gewünschte Stimmung: Handelt es sich um eine lockere Party, ein formelles Fest oder eine Themenveranstaltung? Legen Sie die Zielgruppe und Altersstruktur fest (z. B. 20–30, Familien mit Kindern, gemischtes Publikum) sowie die musikalischen Vorlieben und No‑Go‑Genres – das hilft später bei der DJ‑Auswahl und Songplanung. Klären Sie Datum und genaue Uhrzeiten (Beginn, Ende, gewünschte Playtime des DJs) und prüfen Sie frühzeitig den Veranstaltungsort: Innen- oder Außenbereich, benötigte Lautstärke, Nachbarschaft/Lärmschutz, Park‑ und Ladezonen für Technik, vorhandene Stromanschlüsse und Platzbedarf für PA, Licht und DJ‑Stand. Ermitteln Sie die maximale Kapazität der Location und ob zusätzliche Genehmigungen (z. B. Außenveranstaltung, Alkohol, Lärmschutz) nötig sind. Schätzen Sie die Gästeliste und die erwartete Teilnehmerzahl realistisch ab – planen Sie mit einer Spanne (Minimal‑ und Maximalanzahl). Berücksichtigen Altersverteilung und mögliche Begleitpersonen (Kinder, Senioren), denn das beeinflusst Musikmix, Lautstärke und Sitzplatzplanung. Notieren Sie, ob viele spontane Musikwünsche zu erwarten sind oder ob ein festes Programm geplant ist. Setzen Sie einen klaren Budgetrahmen und verplanen ihn grob (Gage DJ, Technik/PA, Licht, Reisekosten, eventuelle Techniker, Anzahlung). Legen Sie einen Puffer für Überstunden, kurzfristige Änderungen, Anfahrt oder zusätzliche Technik fest. Überlegen Sie auch, welche Zahlungsmodalitäten und Stornoreserven akzeptabel sind (z. B. Anzahlungshöhe, Rücktrittsfristen). Berücksichtigen Sie ein mögliches Thema oder Motto der Feier (z. B. 80er, Black & White, Strandparty) und wie stark dieses die Musikauswahl, das Outfit des DJs und die Dekoration beeinflussen soll. Halten Sie alle diese Informationen in einer kurzen Übersicht oder Checkliste fest – diese Basisdaten vereinfachen die Kommunikation mit potenziellen DJs und sorgen für passende Angebote. DJ‑Typen und Auswahlkriterien Bei der Auswahl des richtigen DJs lohnt es sich, zunächst den Typ zu klären: Ein professioneller Party‑DJ bringt in der Regel vollständiges Equipment, langjährige Erfahrung mit Events unterschiedlicher Größe, ein verlässliches Auftreten, Versicherung und meist auch einen schriftlichen Vertrag mit. Hobby‑DJs sind oft günstiger, können musikalisch talentiert sein, weisen aber häufiger Lücken bei Technik, Pünktlichkeit, Ersatzlösungen und Moderation auf. Agenturen vermitteln geprüfte Acts, bieten oft Ersatz im Krankheitsfall und administrative Abwicklung, verlangen dafür aber eine Vermittlungsprovision. Prüfen Sie Referenzen und Hörproben sorgfältig: Fordern Sie Live‑Sets, kurze Video‑Clips von vergangenen Feiern, Playlists oder Links zu Soundcloud/Mixcloud/YouTube sowie Social‑Media‑Profile und Kundenbewertungen an. Achten Sie darauf, ob die Samples echtes Live‑Material von vergleichbaren Veranstaltungen zeigen (z. B. Geburtstage, Partys mit gemischtem Publikum), nicht nur Studio‑Edits. Bitten Sie um Kontaktdaten früherer Auftraggeber, die ähnliche Events gefeiert haben — persönliche Empfehlungen sind oft aussagekräftiger als Sternebewertungen. Erfahrung mit Geburtstagsfeiern ist ein wichtiges Auswahlkriterium: Geburtstage erfordern häufig ein sensibles Timing (Begrüßung, Kuchen, Spiele, Geschenke) und das Leservermögen des Publikums über verschiedene Altersgruppen hinweg. Ein erfahrener Geburtstags‑DJ weiß, wie man zwischen Hintergrundmusik, Tanzphasen und Programmpunkten wechselt, und kann Gäste‑Wünsche sinnvoll integrieren, ohne den Flow zu zerstören. Auf Stil und Musikauswahl achten: Klären Sie, wie flexibel der DJ genre‑übergreifend auftritt — kann er vom 80er‑Set über aktuelle Charts bis zu Hip‑Hop und Latino nahtlos mischen? Bietet er Live‑Remixes oder Mashups an, oder legt er strikt „one‑track‑after‑another“? Ebenso wichtig ist der Moderationsstil: Bevorzugen Sie einen DJ, der als Animateur ansagt, Spiele moderiert und die Gäste einbindet, oder jemanden, der dezent im Hintergrund bleibt? Bitten Sie um Beispiele für Moderationen, damit Tonfall und Lautstärke passen. Auch Erscheinungsbild und Auftreten gehören in die Bewertung: Der DJ sollte zum Ton und Motto Ihrer Feier passen (seriös bei einem eleganten Dinner, locker bei einer Gartenparty). Zuverlässigkeit, Freundlichkeit, gutes Zeitmanagement und ein professionelles Verhalten gegenüber Gästen und Location‑Personal sind genauso wichtig wie das musikalische Können. Achten Sie auf Hinweise wie Pünktlichkeit bei Gesprächen, klare Kommunikation und Bereitschaft zu Rückfragen — das sind oft bessere Indikatoren für die spätere Performance als nur ein niedriger Preis. Kurze Checkliste für die Auswahl Recherche und Kontaktaufnahme Begin mit klaren Eckdaten, die du bei jeder Anfrage gleich bereithältst: Datum, Beginn/Ende, Veranstaltungsort (Adresse und Indoor/Outdoor), geschätzte Gästezahl, gewünschtes Musikprofil (Genres, Stimmung), Budgetrahmen und ob Technik bereits vorhanden ist. Das spart Zeit und ermöglicht schnelle Einschätzung der Verfügbarkeit und Passung. Quellen der Recherche: Erstkontakt – wie du ihn gestalten solltest: Vorbereitung eines Fragenkatalogs für das Gespräch (wichtigste Punkte): Vergleich und Entscheidungsfindung: Tipp für kurzfristige Buchungen: Dokumentation: Vertragsdetails und Buchung Ein schriftlicher Vertrag ist Pflicht: alle mündlichen Absprachen sollten verbindlich in einem Vertrag festgehalten werden. Der Vertrag muss mindestens Datum, genaue Spielzeiten (inkl. Aufbau- und Abbauzeiten), vereinbarte Pausen sowie Puffer- und Überstundenregelungen enthalten. Klar definierte Zeitfenster verhindern Missverständnisse über Beginn/Ende und erlauben die Abrechnung von Überstunden nach einem festen Stundensatz (z. B. X €/Stunde, mit Mindestabrechnungseinheit). Leistungsumfang genau beschreiben: vereinbarte Spielzeiten, Umfang der Moderation, Umgang mit Musikwünschen (z. B. Anzahl erlaubter Wunschzettel oder „No‑play“-Liste), ob der DJ eigene Playlists für Einlass und Hintergrundmusik liefert, und welche Programmpunkte (Eröffnungstanz, Ansagen) der DJ übernimmt. Ebenfalls festhalten, welches Equipment der DJ stellt (PA, Mixer, Mikrofone, Licht) und was die Location bereitstellen muss. Wenn ein Techniker vor Ort notwendig ist oder Soundcheck‑Zeit voreingestellt ist, sollte das im Vertrag stehen. Preis und Zahlungsmodalitäten: Gesamtpreis, Aufschlüsselung nach Leistungspositionen (Gage, Technik, Fahrtkosten, Überstunden), Mehrwertsteuerausweis, Bankverbindung und gewünschte Zahlungsweise. Üblich sind Anzahlungen (Anzahlung/Reservierungsgebühr) von 20–50 % des Gesamtbetrags zur Terminbindung; Restzahlung spätestens X Tage vor Veranstaltung bzw. bar vor Ort. Klare Fristen (z. B. Anzahlung binnen 7 Tagen nach Vertragsunterzeichnung, Restzahlung 14 Tage vor Veranstaltung) und Hinweise zum Verzug (Mahngebühren, Rücktrittsrecht) sollten enthalten sein. Stornobedingungen und Ausfallregelungen: regeln, welche Gebühren bei Absage durch den Auftraggeber anfallen (Beispieltypische Staffel: >60 Tage vor Termin: Anzahlung einbehalten; 30–60 Tage: 50 % des Gesamtbetrags; 14–30 Tage: 75 %; <14 Tage: 100 %). Alternativ kann vereinbart werden, dass die Anzahlung generell nicht erstattbar ist, aber zurückerstattet wird, falls ein Ersatztermin oder Ersatz-DJ gefunden wird. Für Absagen durch den DJ sollte eine Ersatzlösung (Ersatz‑DJ mit vergleichbarer Qualifikation) oder Rückerstattung der bereits gezahlten Beträge garantiert sein. Eine Force‑Majeure‑Klausel (höhere Gewalt) regelt unvorhersehbare Ereignisse (z. B. extreme Wetterbedingungen, behördliche Auflagen) und die Folgen für Zahlung und Terminverschiebung. Haftung, Versicherung und Genehmigungen: der Vertrag sollte festlegen, wer für welche Risiken haftet. Der DJ sollte eine Betriebshaftpflichtversicherung haben — um dies nachzuweisen, kann eine Kopie der Versicherungspolice oder eine Bestätigung verlangt werden. Klar regeln, wer für Schäden am Equipment oder an der Location haftet (z. B. Schäden durch unsachgemäßen Aufbau). Vereinbaren, wer für mögliche Genehmigungen und Gebühren verantwortlich ist (z. B. GEMA/Urheberrechte, Veranstaltungsanzeigen, Lärmschutzauflagen) — häufig übernimmt die Location oder der Gastgeber die GEMA‑Meldung, dies aber unbedingt schriftlich festhalten. Ebenfalls sinnvoll: Regelung für Bild‑/Tonaufnahmen (Erlaubnis zur Aufnahme und Nutzung des DJ‑Sets bzw. von Foto-/Videomaterial) und Datenschutzbestimmungen. Technische und organisatorische Anhänge: technische Rider (Strombedarf, Anschlüsse, Platzbedarf, Tisch/Stuhl, Overhead) sollten als Anlage Teil des Vertrags sein. Ebenfalls nützlich: Kontaktliste (Ansprechpartner vor Ort, Notfallnummern) sowie ein Ablaufschema mit Zeitpunkt für Soundcheck, Einlass und besondere Programmpunkte. Praktische Hinweise: auf Unterschriften beider Parteien bestehen und Datum der Unterschrift vermerken; Änderungen nur schriftlich. Vor Unterzeichnung alle Kosten (inkl. Fahrtkosten, Parkgebühren, Übernachtung, ggf. MwSt.) prüfen. Wenn möglich, transparente Regelungen zu Ersatz-DJs, Backup‑Equipment und Umgang mit technischen Ausfällen vereinbaren. Musikalische Vorbereitung Erstelle frühzeitig eine klare Musikwunschliste und kommuniziere sie mit dem DJ. Nützliches Vorgehen und Punkte, die du berücksichtigen solltest: Mit klarer, konkreter Vorbereitung und gut kommunizierten Prioritäten sorgst du dafür, dass musikalisch alles passt, ohne die künstlerische Freiheit des DJs zu stark einzuschränken. Technik und Logistik Für eine gelungene Geburtstagsfeier ist die technische Planung genauso wichtig wie die musikalische. Klären Sie frühzeitig, welches Equipment der DJ mitbringt und was die Location bereits stellt: PA-System (Lautsprecher, Aktiv/Passiv), Subwoofer, Mischpult, Controller/CDJs, Mikrofone (Hand- und ggf. Headset), Monitorboxen, Lichttechnik (PAR-Scheinwerfer, Moving Heads, Effektlichter) sowie alle erforderlichen Kabel, Ständer und Adapter. Besprechen Sie auch, ob zusätzliche musikalische Acts (Saxophon, Sänger/in, Band) angeschlossen werden müssen und welche DI‑Boxen oder Mischpultkanäle dafür nötig sind. Stromversorgung ist ein kritischer Punkt: klären Sie Anzahl und Art der Steckdosen, verfügbare Absicherungen (Ampere), ob 230 V einphasig ausreicht oder für größere Licht- und PA‑Setups 400 V/CEE‑Anschlüsse benötigt werden. Fragen Sie nach festen Stromkreisen für das DJ‑Pult und das Licht, vermeiden Sie Überlastung durch zu viele Verbraucher auf einer Sicherung und planen Sie Verlängerungskabel, Schutzkontaktleisten mit Überspannungsschutz und ordentliche Kabelverlegung ein. Legen Sie fest, wer im Notfall Zugang zum Sicherungskasten hat. Raumplanung und Positionierung des DJs beeinflussen Klang und Ablauf: der DJ‑Stand sollte stabil, trocken, zentral oder leicht erhöht und mit genügend Bewegungsfreiheit für ca. 1,5–2 m Breite sowie Tiefe ausgelegt sein. Achten Sie auf Sichtlinien zu Tanzfläche und Hauptprogramm, ausreichend Abstand zu Lautsprechern (Feedbackvermeidung) und freien Fluchtwegen. Informieren Sie über mögliche Platzbeschränkungen, Stufen, enge Durchgänge oder fehlenden Aufzug, damit Transport und Aufbau realistisch geplant werden können. Planen Sie ausreichend Aufbau‑ und Abbauzeit ein: für kleine Privatpartys reicht oft 60–90 Minuten, bei größerer Beschallung, aufwendiger Lichttechnik oder gemeinsamem Soundcheck sollten 2–4 Stunden eingeplant werden. Vereinbaren Sie eine konkrete Ankunftszeit und ein Zeitfenster für Soundcheck (z. B. eine halbe Stunde vor Einlass). Klären Sie außerdem, wie lange der DJ nach Veranstaltungsende bleiben kann und wie Überstunden berechnet werden. Technische Mindestanforderungen und Toleranzen sollten schriftlich festgehalten (z. B. minimale PA‑Leistung für erwartete Raumgröße, Anzahl Funkmikrofone, DMX‑Anschlüsse für Lichteffekte). Vereinbaren Sie, wer vor Ort als Ansprechpartner für technische Fragen dient (Location‑Techniker, Veranstaltungsleiter) und ob ein technischer Betreuer/Stagehand vom DJ oder der Location gestellt wird — insbesondere bei großen Setups ist ein Techniker oft empfehlenswert, um während der Veranstaltung Probleme schnell zu beheben. Sorgen Sie für Redundanz und Notfallmaterial: Reservekabel (XLR, Klinke, Cinch), Adapter, Ersatz‑USB‑Sticks/Laptop, Sicherungen, Ersatzmikrofon und ggf. eine zweite Audioquelle. Schützen Sie Kabelübergänge mit Kabelbrücken oder Teppichen, um Stolperfallen zu vermeiden und Lärmpulsationen durch schlechte Verbindungen zu verhindern. Dokumentieren Sie außerdem die Lage von Steckdosen, Verlängerungen und Sicherungen für den Notfall. Transportkosten und Logistik sollten im Vorfeld geklärt werden: informieren Sie, ob Parkplätze in der Nähe, Ladezonen, Treppen oder ein Fahrstuhl vorhanden sind und ob zusätzliche Wegehilfen (z. B. Sackkarre) benötigt werden. Klären Sie, ob Transportkosten, Anfahrtszeit und gegebenenfalls Hotelkosten für weite Strecken in der Gage enthalten sind oder separat berechnet werden. Wenn ein externer Techniker gebraucht wird, besprechen Sie dessen Honorar und Einsatzzeiten ebenfalls vorab.
